Viviamo in un’epoca in cui la Digital Transformation è un tema fondamentale per le Organizzazioni – in molti casi, un cruccio: tanto importante, quanto complesso.
Il percorso di cambiamento e digitalizzazione può incontrare ostacoli di varia natura e, soprattutto, resistenze al cambiamento; ecco perché si rende necessario adottare strategie di Change Management, in quanto processo finalizzato a eliminare e risolvere tutte quelle situazioni che ostacolerebbe innovazione, progresso e miglioramento – non solo a livello operativo ma anche strategico e personale.
Oltre che una disciplina gestionale, il Change Management è infatti un vero e proprio percorso che aiuta le persone dell’Organizzazione ad adattarsi a nuovi processi, tecnologie e strumenti di lavoro.
Per fare un esempio di quanto sia importante gestire il cambiamento prima di tutto su un piano individuale, torna con la mente a quando sono stati introdotti sul mercato di massa gli smartphone, i touch screen o altri device che hanno trasformato processi e attività quotidiane, rendendo la vita e la comunicazione sempre più digitali.
Ti sei mai ritrovato a dover spiegare ad una persona poco pratica con tutto ciò che è digitale, o che ha sempre usato vecchi strumenti, come utilizzare invece un computer o uno smartphone per eseguire le attività di sempre?
Prova ora a immaginare cosa succederebbe se qualcosa del genere capitasse dentro un’Organizzazione, con centinaia di dipendenti.
Altro che digitalizzazione: scoppierebbe il caos! Soprattutto allorquando il cambiamento sia catalizzato e accelerato dal verificarsi di eventi imprevisti, che rendono necessaria la corsa al digitale e alla platformization delle attività.
Il change management ci permette di gestire tutto questo, sviluppando un piano d’azione e una roadmap che rendono il cambiamento il più efficace, efficiente e indolore possibile, in ciascuna di queste prospettive: persone, processi, strumenti o luoghi.
Le 4 P della Digitalizzazione
Persone, processi, strumenti e luoghi: ecco le 4 famose P della Digital Transformation – in inglese People, Process, Platform e Place.
Questo modello si basa su questi 4 pilastri fondamentali del processo di change management che un’azienda deve affrontare nel suo percorso di digitalizzazione.
Attraverso una strategia sviluppata ad hoc, il change management consentirà infatti di gestire al meglio ciascuna di queste dimensioni, al fine di coinvolgere le persone, ridisegnare i processi, introdurre le piattaforme tecnologiche nuove e declinare il lavoro in modo efficiente tra luoghi fisici e virtuali.
People // Persone
L’elemento più importante, e dalla gestione più complessa: per sostituire uno strumento di lavoro potrebbe bastare staccare la spina e sopperire introducendo un altro, ma aggiornare i “sistemi operativi” (abitudini e pensieri) delle persone non è così semplice, né scontato o dovuto.
Il ROI di un progetto di change management, infatti, si misura prima di tutto sulle metriche umane di “adoption”: percentuale di utilizzo dei nuovi strumenti digitali, velocità di adozione, livello di confidenza e padronanza dei nuovi strumenti.
Ecco perché lavorare sul mindset dei dipendenti è tanto importante quanto delicato per la riuscita del cambiamento.
In un processo di digitalizzazione è quindi fondamentale trasmetterne la convenienza e l’urgenza, non solo a livello aziendale ma anche individuale: è necessario stimolare il desiderio del cambiamento in quanto portatore di un modus operandi migliore, innovativo e più vantaggioso per tutti.
Per fare questo è necessario mettere in atto strategie di Awareness, Desire e Training rivolte proprio alle persone: renderle consapevoli ed entusiaste del vantaggio insito nella digitalizzazione, e nel cambiamento di paradigma che questa reca con sé.
Process // Processi
Rivedere i processi in chiave digitale per sfruttare al meglio strumenti e tecnologie è un altro passo fondamentale verso l’innovazione e il cambiamento.
È imprescindibile per noi analizzare i processi, elicitare le inefficienze, comprenderne gli aspetti migliorabili e introdurvi le potenzialità del digitale in un’ottica di miglioramento continuo: per questo uniamo tecnologie di process mining e le best practice di grandi classici gestionali come il modello DMAIC della metodologia 6sigma, alle prescrizioni di PROSCI per la gestione del cambiamento.
Platform // Piattaforma
Un altro aspetto fondamentale del cambiamento digitale riguarda l’utilizzo di media e piattaforme per ottimizzare la comunicazione, incrementare le possibilità di condivisione e migliorare l’operatività degli utenti.
Inevitabile il riferimento alle piattaforme cloud–based, che permettono alle persone di accedere con qualsiasi mezzo – e da ogni luogo – a strumenti di lavoro e a dati aziendali fondamentali.
Ecco perché sempre più Organizzazioni introducono nel loro processo produttivo piattaforme e soluzioni di business intelligence cloud-based progettate e sviluppate ad hoc, che permettono di accedere pressoché in tempo reale a dati, informazioni e previsioni ovunque e in qualsiasi momento.
Place // Luogo
Un numero sempre crescente di Organizzazioni, anche a causa della pandemia Covid-19, sta sperimentando i vantaggi dello Smart Working.
Se dapprima era impensabile avere un team di lavoro che potesse collaborare efficacemente e sinergicamente senza essere fisicamente nella stessa stanza o nello stesso ufficio, ora non lo è più.
In molte realtà, intere aree aziendali hanno abbandonato la presenza fisica e hanno adottato la collaborazione virtuale dotandosi di strumenti che abilitano la UCaaS, Unified Communication & Collaboration as a Service, e producendo un felice impatto sui costi infrastrutturali, che vedono una forte diminuzione.
Quattro dimensioni, una trasformazione esponenziale. La chiave? Il change management.